30

Nie potrzebujesz nowych narzędzi do zarządzania projektami. Wystarczy ci Gmail, tak samo jak klientowi

Kiedy trafiłem na Mailflow po raz pierwszy, pomyślałem - ot, kolejne narzędzie do zarządzania projektami, jeszcze zaśmieca skrzynkę Gmail swoimi dodatkowymi zakładkami. Jednak po bliższym zapoznaniu się z ideą tego narzędzia, muszę stwierdzić, że to ma sens i rozwiązuje duży problem przy pracy nad projektami i współpracy z klientami w tym zakresie.

Jeśli jesteś freelancerem i projektujesz różne strony www dla różnych klientów, czy też programujesz dla kilku klientów, najwygodniejszym sposobem do zarządzania tymi wszystkim projektami, jest skorzystanie z jakiegoś dedykowanego temu narzędzia. Opisywałem Wam już ich kilka (Hassl, Basecamp czy Nostromo)

Jednak jest z nimi jeden podstawowy problem. Doskonale sprawdzają się do zarządzania projektami wewnątrz większych zespołów, ale ciężko zmusić do skorzystania z niego tych wszystkich klientów, gdyż oni wolą przesłać dyspozycje czy uwagi e-mailem, chcą zobaczyć zrzuty w załącznikach poczty, a w żaden sposób nie chcą, nie mają czasu na zapoznawanie się z Waszym narzędziem do zarządzania projektami, które tylko Wam ułatwia życie. W rezultacie, klienci ślą Wam e-maile, Wy korzystacie ze skrzynki i z Waszego narzędzia, przekopiowując tam treść uwag czy zadań do wykonania z wiadomości.

Mailflow to narzędzie, które powstało w odpowiedzi na te problemy, stworzone jest specjalnie pod współpracę z takimi klientami, korzystającymi tylko z poczty e-mail do zlecania zadań czy projektów do wykonania. Dzięki niemu nie będziecie mieli potrzeby korzystać z dodatkowego narzędzia do zarządzania projektami, każdy z nich obsłużycie sobie z poziomu Waszej skrzynki Gmail.

Co najważniejsze, wcale nie zaśmieca nam skrzynki Gmail, jak mi się wydawało na początku. Po zainstalowaniu rozszerzenia do Google Chrome tworzy się nam nowa pozycja na liście folderów, gdzie dodajemy nasz pierwszy projekt (można dodać oczywiście kilka takich projektów, każdy dla innego klienta).

Po dodaniu naszego projektu, wystarczy teraz każdą korespondencję związaną z danym klientem dodawać do właściwego projektu, a ta będzie oznaczana w odpowiedni sposób na liście wiadomości.

To oczywiście nie wszystko, tak robią zwykłe filtry wbudowane na Gmailu, Mailflow potrafi trochę więcej. Otóż w treści wiadomości od klienta, który przesyła nam e-mailem listę zadań do wykonania, możemy każde z nich oznaczyć jako to-do, po czym ląduje ono w osobnym panelu na Gmailu po jego prawej stronie.

Z tego miejsca, w każdej chwili możemy podejrzeć sobie treść całego e-maila, bez konieczności przeszukiwania skrzynki odbiorczej, jak i zakończyć dane zadanie, jeśli już je wykonamy.

Nie wszystkie e-maile od klienta to lista zadań do zrobienia, czasem przesyła też istotne uwagi, co do danego projektu, wtedy możemy skorzystać z opcji podświetlenia tego tekstu. W przypadku, gdy dany tekst chcemy dodatkowo skomentować dla siebie, zostawiamy przy nim notatkę.

Zadania do wykonania, podświetlenia czy podświetlenia z naszym komentarzem, łatwo rozpoznamy na ich liście w naszym bocznym panelu.

Powiecie, że w takim małym panelu to niewygodne będzie przy dużej liczbie wpisów? W tym celu dodano osobne panele, które wyświetlają się w głównej części Gmaila. Po kliknięciu w poszczególne foldery odpowiedzialne za dodane projekty, wyświetla nam się cała lista wpisów, notatek, czy wątków, które do nich dodaliśmy. Można je wszystkie przeglądać w osobnych zakładkach.

Rozwiązanie w mojej ocenie przyda się nie tylko freelancerom, ale i w codziennym użytku dla użytkowników Gmaila, jako sposób na segregowanie przychodzącej korespondencji czy dla studentów przy wspólnych pracach nad różnymi projektami na uczelni.

Więcej szczegółów na temat rozszerzenia znajdziecie na stronie domowej Mailflow, a samo rozszerzenie do pobrania – w Chrome Web Store.