41

Historia pewnego serwisu i dotacji 8.1 – cześć II

Zapraszam do drugiej części historii serwisu e-zadania.pl, której autorem jest Wiesław Ziaja. Przypomnę, że serwis prowadzony przez Wiesława otrzymał 63 tysiące złotych w pierwszej rundzie działania 8.1. Przedstawiony poniżej tekst jest pewnego rodzaju opisem i refleksją nad otrzymaną dotacją z działania 8.1 oraz wszystkimi przygotowaniami z tym związanymi. IV. OTRZYMANIE DOTACJI I PODPISANIE UMOWY. Rok […]

Zapraszam do drugiej części historii serwisu e-zadania.pl, której autorem jest Wiesław Ziaja. Przypomnę, że serwis prowadzony przez Wiesława otrzymał 63 tysiące złotych w pierwszej rundzie działania 8.1. Przedstawiony poniżej tekst jest pewnego rodzaju opisem i refleksją nad otrzymaną dotacją z działania 8.1 oraz wszystkimi przygotowaniami z tym związanymi.

IV. OTRZYMANIE DOTACJI I PODPISANIE UMOWY.

Rok temu przed Bożym Narodzeniem biorący udział w konkursie 8.1 wypatrywali w internecie pierwszych wyników. Tak samo było i ze mną. Któregoś dnia wchodzę na stronę parp i jest informacja o wynikach. Przeglądam i .. widzę swój numer wniosku i kwotę o którą się starałem! Kilkakrotnie jeszcze to sprawdzałem nie mogąc w to uwierzyć. Jestem jednym z ponad dwustu osób na całą Polskę, którym przyznano dofinansowanie!

Czekam na oficjalne potwierdzenie. Następnego dnia telefoniczne gratulacje i potwierdzenie tej informacji. Wkrótce przyszedł również faks, a kilka dni później pocztą oficjalne pismo potwierdzające otrzymanie dofinansowania. Było to 30 XII 2008r.Poniżej była również informacja o przygotowanie wymienionych dokumentów i złożenia ich jak najszybciej w celu przygotowania podpisania umowy. Dokumenty te wymienione były również na stronie parp i należały do nich m.in. zaświadczenie z ZUS i US o niezaleganiu z należnościami, aktualny odpis Regon, deklaracja o niekaralności, tabelka z harmonogramu rzeczowo-finansowego z wniosku i inne w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej. Skompletowanie tych dokumentów kosztowało mnie ( różne opłaty skarbowe) do 100 zł.

Musiałem się śpieszyć. Miałem na to 10 dni, ale wypadające Święta i Sylwester ograniczały ten czas.
Wymagane dokumenty dostarczyłem w regulaminowym terminie. Było to 8 stycznia 2009r. W razie jakichkolwiek wątpliwości zalecam pytać osoby w danej instytucji wytypowanej przez PARP. Ja tak robiłem i wszelkie niejasności natychmiast zostały rozwiewane.

Tydzień później otrzymałem faksem pismo w którym RIF informuje mnie o przygotowanej już umowie i prosi o przybycie następnego dnia. Informację ta została mi potwierdzona również telefonicznie. W razie jakichkolwiek trudności ze wstawieniem należy natychmiast informować. Nieobecność grozi utratą dofinansowania. We wspomnianym piśmie była również informacja dotycząca przedłożenia zabezpieczenia realizacji projektu. W moim przypadku był to weksel in blanco. Inne informacje w tym dokumencie były dla mnie niezrozumiałe, ale po rozmowie telefonicznej zostały mi wyjaśnione dokładniej.

Następnego dnia jestem o wskazanej godzinie na miejscu. Podpisuję umowę w 3 egzemplarzach, parafując każdą z nich na wszystkich stronach. Jeden z nich zostaje mi wręczony. Umowa podpisana. Pora przystąpić do realizacji projektu.

V. REALIZACJA ZAŁOŻEŃ WE WNIOSKU. PŁATNOŚĆ POŚREDNIA

Okres realizacji projektu to: luty – grudzień 2009r. Przystępuję do etapu 1: zakupu sprzętu i oprogramowania.
Na tym etapie występuję największa trudność w realizacji projektu. Kalkulowałem budżet w sierpniu 2008 r przy stawce 2,2 zł za dolara. Obecna cena to 3,70 zł. Różnicę należałoby pokryć z własnych środków. Przy kilkudziesięciu tys. zł kwota ta robi się duża. Regulaminowo jest możliwość przesunięć pomiędzy zadaniami do 10%. Korzystam z tego. Po kilku wizytach w RIF -e i cennych wskazówkach pracowników dokonuję zmian, które w znacznym stopniu wyprowadzają mnie na prostą. Uff! Nic nie muszę dokładać z własnych pieniążków. W razie jakichkolwiek pytań śmiało pytajcie odpowiednie instytucję o wyjaśnienie wątpliwości. Ja udzielonej pomocy z ramienia RIF zawdzięczam dużo. Pamiętać należy jednak o tym, aby wszelkie prośby o zmiany wnosić przed terminem upływu danego działania zadeklarowanego w harmonogramie wniosku. Po tym czasie nic nie można już zrobić.
Roznoszę sklepom komputerowym zapytania ofertowe. Niektóre w ogóle na nie nie odpowiadają, widocznie kwota kilkudziesięciu tys. złotych jest dla nich mało atrakcyjna. Wybieram spośród ofert najbardziej optymalną dla mych potrzeb.

Podobnie postępuje w sprawie budowy serwisu internetowego, czyli realizacji etapu 2: budowa serwisu i jego reklama. Precyzuję warunki jakie ma spełniać przyszły portal. Wymieniam podstawowe funkcje i wysyłam mailem zapytanie ofertowe. Z każdej firmy przychodzi odpowiedź, wybieram najkorzystniejszą i zaczynam z nią rozmowy. O ile przy zakupie sprzętu rozmów już nie prowadzę, o tyle w przypadku budowy portalu każdy szczegół trzeba zaznaczyć w podpisywanej umowie. Ma to decydujący wpływ na ostateczny wygląd oraz funkcjonalność przyszłego serwisu. Przed podpisaniem umowy dostaję dostęp do środowiska testowego, w którym mogę zobaczyć i wypróbować różnego rodzaju funkcje. Podpisuję umowę. Teraz to tylko kontrolowanie postępu prac programistycznych i graficznych.

Kupuję sprzęt i oprogramowanie w terminach zadeklarowanych w harmonogramie, jest to bardzo ważne! Otrzymane faktury opisuję na odwrocie w/g wytycznych. Chodzi głównie o stwierdzenie, że zakup ten współfinansowany jest ze środków EFRR. Umieszczam również datę i nr zawartej umowy, tytuł projektu, kategorię wydatków oraz adnotację o sposobie zapłaty. Wszelkie zapłaty za faktury płacę z konta internetowego utworzonego przy zakładaniu firmy. Numer tego konta również podałem przy podpisywaniu umowy o dofinansowanie. Dla początkujących lepiej odwiedzić RIF i dopytać o szczegóły. Skserowane faktury należy dołączyć później do wniosku o płatność. Składany on będzie gdy przekroczę 50% wydatków projektu.

Przez okres budowy serwisu koresponduję z firmą je tworzącą i akceptuję poszczególne etapy jego budowy.
Pewnego dnia w internecie pojawiła się informacja o firmie, która wygrała przetarg na budowę serwisu Prezydenta RP. Czytam dokładniej i.. okazuje się, że jest to firm, która właśnie tworzy mi serwis. Zaskoczenie dla mnie było duże. Pogratulowałem i życzyłem powodzenia. Wspomnę, że współpraca z tą firmą układa mi się bardzo dobrze. Liczą się z moim zdaniem i dzielą się swym doświadczeniem oraz sugerują mi pewne rozwiązania, jako osobie mało znającej tajniki tej dziedziny.
Wniosek o płatność pośrednią.

Przed przekroczeniem 50% wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem przychodzi z RIF faksem wezwanie do złożenia wniosku o płatność pośrednią. Jest to czerwiec 2009r. Mam na to 30 dni od momentu płatności stanowiącej przekroczenie tej kwoty. Również w piśmie podane są informacje n/t konsekwencji nie złożenia takiego wniosku. Zawsze jest możliwość kontaktu i wyjaśnienia szczegółów z pracownikami RIF. Uruchamiam generator wniosków o płatność, który pobrałem ze strony PARP. Kilka chwil testów z jego działaniem i do pracy. Nie mam z nim większych problemów. Drukuję wniosek, dołączam opisane kopie faktur oraz wyciągi z konta, potwierdzające ich płatność i zanoszę do RIF.

Kilka dni później dostaję odpowiedź o wyjaśnieniu lub przedstawieniu dodatkowych wyjaśnień do złożonego wniosku. Dotyczy kilku spraw m.in. przekroczenia o 1 grosz wnioskowanej kwoty oraz innych usterkach popełnionych w wyszczególnionych punktach wniosku o płatność, aktualny harmonogram rzeczowy po przesunięciach oraz umowę podpisana z firmą tworzącą serwis internetowy. Niezrozumiałym dla mnie jest prośba o przysłanie potwierdzenia otrzymania zapłaty od firm u których kupiłem sprzęt lub zamówiłem usługę. Faktury oraz wyciąg płatności z banku okazały się nie wystarczające. Uzupełniłem braki i wysłałem.
W połowie lipca na konto firmowe przychodzą pieniążki z PARP. Nie dostaję zwrotu wszystkich poniesionych wydatków, a jedynie 85% tej kwoty. Jest to zgodne z maksymalną wysokością dotacji. Warto wspomnieć o bardzo krótkim czasie oczekiwania na płatność. W moim przypadku było to 14 dni od momentu załatwienia ostatnich formalności.

VI. URUCHOMIENIE SERWISU. CZEKAJĄCA PŁATNOŚĆ KOŃCOWA

W dniu 25 września 2009r. przekierowuję serwis na docelową domenę: www.e-zadania.pl Jest to oficjalny start serwisu.
Do dzisiaj jest tam blisko 1000 filmików z matematyki i systematycznie dodawane są kolejne. W planach jest ciągle uzupełnianie poszczególnych działów zadaniami oraz uruchomienie podobnego rozwiązania dla fizyki i chemii.
W ostatnich dniach tego roku złożę wniosek o płatność końcową. Zaczynam już kompletować faktury i wymagane dokumenty do jego złożenia.

Co będzie dalej ? Czas pokaże. Postaram się również z Wami podzielić ostatnimi refleksjami na ten temat.