18

Fakturowanie w chmurze – co jest ważne?

Programy do fakturowania w formie komputerowych aplikacji to dziś już praktycznie przeżytek. Nie wyobrażam sobie, jak można w obecnych czasach korzystać z tego typu rozwiązań i nie przenieść się z fakturami czy księgowością do tak zwanej chmury.

Od samego początku, od kiedy prowadzę działalność gospodarczą, celem moim było takie wykorzystanie narzędzi i zasobów, aby sprawy formalne uprościć do minimum. Bez chmury i sieci niestety nie byłoby to możliwe. Nie mógłbym udostępnić konta bankowego księgowemu czy korzystać z możliwości wystawiania faktur z każdego komputera

Faktury to jedna z nielicznych czynności jakimi się sam zajmuję w moim małym biznesie. Oczywiście mógłbym to delegować, ale ponieważ fakturowanie dzięki obecnym rozwiązaniom jest mało problematyczne, to zostawiłem sobie tę przyjemność. :)

Co jest ważne w systemie do fakturowania w chmurze?

Dostęp zawsze i z każdego urządzenia — to jest oczywiste, ale zawsze warto się upewnić, że nasza webowa aplikacja działa zarówno na komputerze jak i na telefonie. Następnie warto sprawdzić, czy działa na przeglądarkach internetowych, których używamy. Ostatnią rzeczą jest jej bezpieczeństwo. Warto zapytać dostawcy o częstotliwość backupów i o czas odtworzenia konta na wypadek pojawienia się problemu. W przypadku wielu firm backup wykonywany rzadziej niż raz dziennie może być sporym problemem, jeśli chodzi o późniejsze odtwarzanie danych.

Bezzałącznikowe przesyłanie dokumentów czyli rozwiązanie które coraz częściej staje się standardem. Zamiast wysyłać kontrahentowi fakturę jako załącznik do maile dostaje on link do miejsca w którym może pobrać fakturę. Taka opcja koniecznie powinna być połączona z szybkim wysyłaniem faktur z poziomu aplikacji

Dostosowanie do obowiązujących przepisów — Świat się zmienia i na szczęście wraz z nimi przepisy i regulacje odnośnie fakturowania (a w naszym pięknym kraju jest ich nadmiernie dużo). Tak więc, jeśli wasza księgowa ciągle wymaga papierowej faktury, możecie ją zwolnić lub wysłać z powrotem na kurs. Faktury dziś muszą mieć postać elektroniczną, przynajmniej jeśli jesteśmy podatnikiem VAT. Przypomnę, że od stycznia obowiązuje ewidencja dokumentów VAT w postaci elektronicznej, tj. Jednolitego Pliku Kontrolnego. Można oczywiście tworzyć taki pliki “z palca”, mając papierowe faktury — pytanie tylko po co, skoro praktycznie każdy system online zapewnia nam tworzenie i przesyłanie plików JPK. Jeśli natomiast wasz system tego nie potrafi lub ma z tym problemy, to go po prostu zmieńcie…

Jak najwięcej uproszczeń — to podstawa. System do fakturowania musi nam pomagać w codziennej pracy. Zamiast więc mozolnie wpisywać dane kontrahenta, powinniśmy móc zaciągnąć je z GUS, po podaniu jedynie numeru identyfikacji podatkowej. Powinniśmy móc też wprowadzić szablony faktur i wzory dla faktur, które się regularnie powtarzają, a także gromadzić i ewidencjonować wszystkie faktury kosztowe w jednym miejscu. Nie wspominam już o takich prostych funkcjach, jak przegląd faktur po terminie płatności, szybkie przypomnienia o należności do niepłacącego na czas klienta itp. To wszystko sprawia, że praca z fakturowaniem jest mniej uciążliwa i właściwie jest to takie “must have” każdego dobrego systemu.

Raportowania — proste, ale pomocne. Nie lubię skomplikowanych raportów na temat rzeczy, które są proste. Sprzedaż dzienna czy miesięczna, wartość faktur niezapłaconych czy kontrahenci, którzy mają największe opóźnienia. To wystarczy, aby mieć szybki podgląd sytuacji. Jeśli natomiast chcemy czegoś bardziej szczegółowego, to korzystamy z pomocy księgowego.

Elastyczność i koszty — większość dzisiejszych systemów poza modułem do fakturowania oferuje również kompleksowe rozwiązania dla księgowości. Warto przy wyborze zwrócić na to uwagę. Kolejna kwestia to kontrola kosztów, aplikacje do fakturowania nie powinny być drogie, a już na pewno nie powinny być rozliczane od liczby wystawionych dokumentów, ale w miesięcznych abonamentach. Nie można dopuścić do sytuacji, w której za zwiększoną liczbę rekordów (faktur) w chmurze ponosimy dodatkowe koszty,.

Piszę o tych moich kryteriach wyboru systemu do fakturowania, ponieważ firma Tax Care poprosiła mnie o przetestowania swojego darmowego rozwiązania do fakturowania, czyli chmurafaktur.pl. Faktycznie, sam moduł do fakturowania jest darmowy i nie widać ukrytych kosztów czy opłat. Pytanie czy spełnia moje wymagania i zapewni to, co moim zdaniem jest dziś podstawą dla małej i średniej firmy? O tym napiszę już niedługo, po zakończeniu testów.