Koniec ton papierków, akta pracownicze przechowywane w formie elektronicznej i tylko przez 10 lat

Na stronach Ministerstwa Rozwoju pojawił się dziś wpis informujący o tym, dodatkowo jako "wskazanie" określa domyślną formę wypłaty wynagrodzenia jako bezgotówkową.

Wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj:

To że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż 50 lat i tylko w formie papierowej nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, generuje koszty. Może to być nawet 130 mln zł rocznie. Po drugie, obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty, będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty.

Skąd ten pomysł? Oprócz oczywistych kwestii, oszczędności w postaci realnych pieniędzy jak i ochrony środowiska, zbieranie w postaci papieru przez tak długi czas takiej dokumentacji mija się już z celem. Większość z nich i tak jest w zasobach ZUS-u. Z tym, że nowe regulacje będą różnie rozwiązane w zależności od okresu zatrudnienia danych pracowników.

W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., pracodawcy będą przesyłać do ZUS raporty miesięczne pracowników z niezbędnymi danymi do ustalenia wysokości emerytury. Sami przedsiębiorcy będą musieli te dane przechowywać przez 10 lat u siebie i tylko w formie elektronicznej.

Jest jeszcze jeden próg pozwalający na nowe rozwiązanie, a mianowicie jeśli chodzi o obecnych lub byłych pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 r. W takim przypadku pracodawcy będą mogli lecz nie będą musieli, przekazywać takich danych ZUS, ale jeśli się zdecydują na to, wtedy również "załapią" się na możliwość przechowywania tych danych w formie elektronicznej i tylko przez 10 lat.

Co z pozostałymi pracownikami? Dane zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal będą musiały być przechowywane przez 50 lat.

Źródło: Ministerstwo Rozwoju.