Zakładanie firmy przez programistę i grafika - 7 praktycznych kwestii

„Nie założę firmy, bo to trudne, skomplikowane i wymaga mnóstwa zachodu” – to często powtarzane hasło, z którym można spotkać się w przypadku wielu branż. W pewnym stopniu dotyczy to także programistów czy grafików. Ale wcale tak być nie musi. Przepisy w kontekście rejestracji firmy z roku na rok są coraz bardziej przyjazne. Jak cały proces wygląda w praktyce?

Autorem wpisu jest Arkadiusz Caryk, redaktor inFakt.

Wybór pomiędzy działalnością, pracą na etacie czy w oparciu o umowy cywilnoprawne to w dużej mierze decyzja, która zależy od charakteru pracy, ilości zleceń, możliwości rozwoju, itp. Warto jednak wiedzieć, że założenie firmy nie jest już tak skomplikowane jak było to jeszcze kilkanaście lat temu.

To efekt zmieniających się przepisów, które są w tym kontekście z roku na rok upraszczane. Z czym więc wiąże się dziś rejestracja działalności np. przez programistę bądź grafika?

1. Wiele kluczowych decyzji jeszcze przed rejestracją firmy

Etap jaki poprzedza założenie działalności często jest przez przyszłych przedsiębiorców lekceważony. A to spory błąd, który może pokutować stresem i niepotrzebnymi nerwami. Dobrze więc poświęcić trochę czasu, usiąść na spokojnie i przemyśleć pewne aspekty, które w znaczący sposób wpłyną na firmę i jej przyszłe rozliczenia. Nawet z uwagi na fakt, że można się tu spotkać z zagadnieniami, które wcale nie są skomplikowane, a wręcz mogą zapewnić trochę dobrej zabawy.

Najprostszym przykładem jest tu wybór nazwy firmy. Choć w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą jest nią po prostu jego imię i nazwisko, to nie ma przeszkód, by wprowadzić w niej dodatkowe określenia. Nie istnieją tu żadne limity znaków i słów.

Czytaj dalej poniżej

Z kamerą wśród malin – wprowadzenie Grzegorz Marczak

Nie samymi malinami człowiek żyje Grzegorz Marczak

„Marcin Kowal Usługi programistyczne (tutaj 38-literowa nazwa islandzkiego wulkanu)” to opcja jak najbardziej możliwa. Lepiej jednak zdecydować się na coś, co nie spowoduje oczopląsu u przyszłych kontrahentów – nie znaczy to wcale, że musi być nudno i sztampowo. W końcu nazwa firmy znajdzie się na wystawianych fakturach.

Przyszły przedsiębiorca powinien też zastanowić się również nad innymi istotnymi kwestiami:

• jaki adres firmy podać przy rejestracji,
• które kody PKD wybrać (określają to czym dana osoba planuje się zajmować, np. 62.01.Z to „działalność związana z oprogramowaniem”, a 74.10.Z to „działalność w zakresie specjalistycznego projektowania”),
• jak prowadzić księgowość – samodzielnie czy korzystając z usług np. biura rachunkowego,
• jaką formę opodatkowania wybrać (więcej informacji w kontekście usług programistycznych tutaj),
• czy zarejestrować się do VAT.

Po gruntownym przemyśleniu powyższych kwestii można przejść do pierwszego formalnego kroku, którym jest złożenie druku CEIDG-1.

2. Zdecydowana większość informacji w formularzu CEIDG-1

Założenie działalności gospodarczej wymaga rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W tym ogólnodostępnym spisie znajdują się wszystkie firmy prowadzone przez osoby fizyczne. Żeby dokonać wpisu do ewidencji trzeba złożyć formularz CEIDG-1. Właśnie na tym druku podaje się zdecydowaną większość informacji dotyczących zakładanej firmy. Przede wszystkim wymienione powyżej: adres, nazwę, kody PKD, sposób prowadzenia księgowości, formę opodatkowania. Formularz CEIDG-1 nie odnosi się jednak do rejestracji VAT (o tym poniżej).

CEIDG-1 trzeba złożyć w urzędzie miasta i gminy. Jest na to kilka sposobów:

• wypełnienie druku online (dokument wymaga posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego),
• przygotowanie wniosku online, a następnie złożenie w urzędzie miasta lub gminy,
• pobranie i złożenie CEIDG-1 w formie papierowej,
• przesyłanie listem poleconym – wymaga notarialnego potwierdzenia podpisu.

Złożenie wniosku nie wiąże się z koniecznością wnoszenia jakichkolwiek opłat.

3. NIP i REGON nie wymagają dodatkowych działań

Wniosek CEIDG-1 jest równocześnie podaniem o uzyskanie numerów REGON i NIP. Co za tym idzie przedsiębiorca nie musi podejmować dodatkowych kroków, by je uzyskać.

REGON otrzymuje się praktycznie od razu (na miejscu w urzędzie lub e-mailowo). Na nadanie NIP trzeba poczekać - nie dłużej jednak niż 3 dni. Informacja o numerze dociera zwykłą pocztą.

4. Kontaktu z ZUS-em nie da się uniknąć

Chcąc, nie chcąc, zakładając firmę koniecznie trzeba się skontaktować z ZUS-em. Powód? Rejestracja jako płatnik składek. Dokonuje się jej wypełniając jeden z dwóch wniosków:

• ZUS ZUA – jeśli podlega się pełnym ubezpieczeniom, tj. zarówno społecznym, jak i zdrowotnym, lub
• ZUS ZZA – kiedy podlega się wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (programista lub grafik jednocześnie pracują na etacie oraz prowadzą firmę).

Na kontakt z oddziałem ZUS-u jest 7 dni od momentu złożenia formularza CEIDG-1. Można zgłosić się osobiście albo skorzystać z elektronicznej platformy PUE (trzeba posiadać profil zaufany e-PUAP).

5. Rejestracja w urzędzie skarbowym tylko dla VAT-owców

W przypadku większości początkujących przedsiębiorców rejestracja jako czynny podatnik VAT jest opcjonalna. Odgórna konieczność rejestracji istnieje w przypadku np. sprzedaży alkoholu i papierosów, czy też świadczenia usług prawniczych i doradczych. Formalności wymagają złożenia w urzędzie skarbowym formularza VAT-R oraz wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 170 zł (o ile przedsiębiorca chce uzyskać potwierdzenie rejestracji).

Na liście działalności, które bezwzględnie obliguję do rejestracji nie ma jednak ani usług programistycznych, ani graficznych. W tych przypadkach przedsiębiorca będzie musiał dołączyć do grona VAT-owców tylko jeśli jego obroty przekroczą 150 tys. zł rocznie. Jak w szczegółach wygląda kwestia rejestracji VAT dla programistów można przeczytać w tym artykule.

Co istotne przedsiębiorca, który nie ma obowiązku rejestracji do VAT, i tak może to zrobić. Są sytuacje, w których dołączenie do grona VAT-owców może być szczególnie opłacalne. Więcej w poniższym filmiku.

http://youtu.be/0ELwh9a6eKQ?list=PLc0UBkk7rVfMLm27kTGEW6STQKXIXENZ5

6. O formalności nie trzeba troszczyć się samemu

Tak naprawdę powyższych czynności nie trzeba dopełniać osobiście. Można je przekazać w ręce pełnomocnika, np. biura rachunkowego. Ten proces jest stosunkowo prosty wymaga bowiem sporządzenia pełnomocnictwa.

Dokument trzeba dostarczyć do urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników (w formie papierowej). Zazwyczaj ustala się go według miejsca miejsca zamieszkania lub siedziby przedsiębiorcy. Składając pełnomocnictwo trzeba wnieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł.

W przypadku, gdy to biuro rachunkowe zakłada firmę, bierze ono na siebie również formalności związane ze złożeniem tego druku.

7. Założenie firmy – to się może opłacać

Bycie przedsiębiorcą pod wieloma względami może się grafikowi lub programiście opłacać. Choćby z uwagi na fakt, że właściciel firmy często jest przez kontrahentów inaczej traktowany niż osoba, która jej nie prowadzi. Dzieje się tak w głównej mierze dlatego, że współpracując z innym przedsiębiorcą nie trzeba zajmować się wieloma formalnościami, jakie mają miejsce przy zatrudnieniu np. na umowę o dzieło. Nie trzeba więc płacić podatku dochodowego za wykonawcę umowy, wypełniać i składać PIT-u czy też opłacać składek ZUS.

Istotną kwestią w kontekście prowadzenia własnej działalności jest opcja rozliczania w kosztach firmowych wydatków, co pozwala obniżyć podatek dochodowy do zapłaty. Zarówno programista, jak i grafik mają tu spore możliwości. Do kosztów mogą bowiem wrzucić np.:

• wynajem biura i zakup sprzętu biurowego,
• zakup sprzętu elektronicznego - laptopa, smartfona, drukarki, itp.,
• opłaty za telefon oraz Internet,
• wydatki na promocję i reklamę (zakup domeny, reklama w Internecie, pozycjonowanie, itp.),
• wydatki związane z samochodem firmowym (np. benzyna, części, akcesoria),
• nabycie specjalistycznego oprogramowania,
• wydatki na zagraniczne usługi online, np. Google AdWords, PayPal.

Dodatkowo w przypadku przedsiębiorców będących VAT-owcami możliwe jest pomniejszenie VAT od sprzedaży o VAT wynikający z faktur zakupowych. Co za tym idzie kupując np. sprzęt do firmy nie płaci się żadnego VAT-u.

O jakich praktycznych kwestiach dotyczących zakładania firmy warto jeszcze wiedzieć? Podzielcie się swoimi przemyśleniami w komentarzach.