7

Najszybszy sposób na umawianie spotkań przez Gmaila

Kiedy próbujemy się z kimś umówić online, mamy dwie opcje - wysłać emaila z zapytaniem, kiedy ten ktoś ma czas, on odpowiada, Tobie nie pasuje, w rezultacie mamy długą wymianę emaili. Jeszcze gorzej to wygląda jeśli planujemy spotkania z kilkoma osobami. Druga opcja to stworzenie wydarzenia w Kalendarzu Google i narzucenie jakiegoś terminu, który i tak może nastręczyć zamieszania, jeśli kilku osobom nie pasuje wybrany termin. Wczoraj dostałem emaila od cloudHQ z informacją o ich nowym narzędziu, które proces ten zdecydowanie przyspiesza.

Meeting Scheduler for Gmail, to proste rozszerzenie do Google Chrome, które dodaje małą ikonkę kalendarza w oknie nowej wiadomości na Gmailu.

Po napisaniu wiadomości uruchamiamy nią okno, w którym wpisujemy lokalizację spotkania, czas trwania i treść zapytania. Możemy też zaznaczyć, że weekend nie wchodzi w grę. Po zatwierdzeniu generowany jest link z treścią zapytania.

Odbiorca otrzyma wiadomość w takiej postaci:

Po kliknięciu w link otworzy się osobne okno z listą możliwych dni do wyboru.

Później mamy możliwe godziny do wyboru, i co najważniejsze zaznaczone są godziny, w których już mamy umowione spotkanie z kim innym, jako niedostępne.

Zatwierdzamy i spotkanie umówione.

Oczywiście fakt zatwierdzenia sprawia, że spotkanie automatycznie ląduje w naszym kalendarzu i u odbiorcy.

Prawda, że szybkie i proste? Minusem jest tylko to, że generowany link z terminarzem jest unikalny dla jednego odbiorcy. Jeśli umawiamy akurat kilka spotkań, do każdego odbiorcy musimy wygenerować osobny. Choć z drugiej strony jeden terminarz do wielu, również mógłby sprawić małe zamieszanie, jeśli w tym samym czasie kilka osób zaczęłoby rezerwować te same godziny. Na szczęście narzędzie zapamiętuje ostatnie działanie, więc praktycznie to tylko kwestia napisania kilku emaili w formie – kopiuj/wklej.

Aktualizacja 03.08.2017

Jak poinformowała w komentarzach poniżej Naomi z cloudHQ, można już generować jeden link dla każdego odbiorcy, ma on postać https://www.cloudhq.net/meeting/adres-email.

Photo: mady70/Depositphotos.

  • O, fajne!

  • AndHol

    Ciekawe, ale ma pewne ograniczenia (chociażby to ze trzeba mieć Gmail, chrome i samo rozszerzenie).
    Jeżeli ktoś jeszcze nie zna, to ja polecam doodle.com, banalnie proste i uniwersalne narzędzie. Używam od przynajmniej pięciu lat, w pracy i prywatnie.

    • Fajnie wygląda, ale trochę trzeba się naklikać przy tym i też ma pewne ograniczenia, również jest narzucony termin, równie dobrze można to z poziomu Google Kalendarza zrobić

  • wrr

    wymianę maili dot terminów możesz podzlecić AI ;) https://x.ai/

  • Zbudowalismy startup, który rozwiązuje ten problem. https://appoint.ly ma rozwiazanie ktorego Ci brakuje. Definiujesz typy spotkan i jeszcze dodatkowo mozesz poprosic o dodatkowe info np. Czego bedzie dotyczyc spotkanie albo zeby podal swoj skypeID. Do kazdego typu spotkania dostajesz jednego linka i gotowe. Polecam po polskie a obecnie glownie USA korzysta :)

  • naomi

    Excellent post, Grzegorz Ulan! I am cloudHQ’s co-founder, Naomi.
    Actually, you also have the option to use a general link for meetings: https://www.cloudhq.net/meeting_manage :)