Podpis elektroniczny istnieje już od kilku lat, ale tak naprawdę wykorzystywany jest w znikomym stopniu. Wciąż tony papieru przelewają się przez firmy na całym świecie. Szacuje się, że roczna produkcja papieru na świecie wynosi aż 400 mln ton. W samej tylko Polsce rocznie marnuje się 5,5 mld kartek...
Podpis elektroniczny istnieje już od kilku lat, ale tak naprawdę wykorzystywany jest w znikomym stopniu. Wciąż tony papieru przelewają się przez firmy na całym świecie. Szacuje się, że roczna produkcja papieru na świecie wynosi aż 400 mln ton. W samej tylko Polsce rocznie marnuje się 5,5 mld kartek o wartości 77 milionów złotych.
O ten rynek i zmiany w sposobie wymiany czy podpisywania dokumentów chce powalczyć polski startup Autenti. Twórcą projektu jest Grzegorz Wójcik, menedżer branży mediów cyfrowych i e-commerce, twórca takich portali jak Interia.pl oraz TVN24.PL, odpowiedzialny też za rozwój Allegro na rynkach zagranicznych. Początkowo Autenti chce zaistnieć w Polsce, ale docelowo w całej Unii Europejskiej, a w dalszej perspektywie na całym świecie.
Plany więc ambitne, pytanie, czy to się uda? Spójrzmy najpierw na samo narzędzie. Dostępne mamy trzy rodzaje kont. Bezpłatne dla kont prywatnych i startupów oraz firmowe. Firmowe będą płatne po trzech miesiącach, a opłaty będą oscylowały w granicach 20-30 zł miesięcznie w zależności od liczby przesyłanych dokumentów.
Zakładając konto prywatne, możemy podpiąć do niego konto firmowe i wygodnie przełączać się pomiędzy nimi w samym panelu.
Sam proces przesłania dokumentu zaczynamy od podania adresata w postaci emaila, jeśli kontrahent jest spoza firmy lub wyboru z listy rozwijanej członka zespołu, będącego w strukturach firmy.
Następnie wybieramy z dysku nasz dokument lub pobieramy go z Google Drive czy One Drive. Opcja ta wydaje się skierowana raczej dla kont prywatnych, którym nie wystarczy przyznane 1GB na swoje dokumenty.
Po wysłaniu dokumentu na naszym koncie pojawia się on jako wymagający decyzji podpisu lub parafki. Wybieramy odpowiednią opcję i zatwierdzamy dokument.
Jeśli odbiorca nie ma konta na Autenti, otrzymuje na wskazany przez nadawcę adres emaila informację z prośbą o założenie darmowego konta.
Z chwilą podpisania przez wszystkich zainteresowanych przedmiotowego dokumentu, na naszym koncie pojawia się już podpisany dokument z certyfikatem.
Podpis ten jest zgodny z wszelkimi obowiązującymi przepisami o podpisie elektronicznym, a umowy zawierane i podpisywane w ten sposób są prawnie wiążące na terenie całej Unii Europejskiej.
Dodatkowo firmy mogą korzystać z opcji przesyłania dokumentów wewnątrz firmy według zadanego obiegu.
Możemy tu wybrać według poszczególnych kategorii dokumentów...
...i przyporządkować im odpowiednie osoby w zespole.
Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest możliwość podpisywania takich pism, gdziekolwiek jesteśmy, czyli przy pomocy urządzeń mobilnych. Często w firmach wymagana jest konieczność szybkiej decyzji i podpisu, a szef akurat w podróży bez dostępu do drukarki czy skanera. Autenti nie zapomniała tutaj o odpowiednich aplikacjach, na tę chwilę dostępne są takowe na Androida i iOS.
Wróćmy teraz do pytania z początku wpisu. Czy to się uda? Trochę zmartwiła mnie opcja wysyłania na dowolny adres email takich dokumentów. Odbiorca nie posiadający konta w Autenti, musi założyć konto, by mógł odczytać przesłany dokument. Tak więc niejako na barki firm, które zdecydowały się na projekt, Autenti zrzuca przekonanie do tego projektu swoich kontrahentów. Jeżeli dana firma zaczyna korzystać z takiego sposobu podpisywania i przesyłania dokumentów musi się liczyć się z tym, że w zewnętrznych firmach niekoniecznie podobny pomysł, by się przyjął. Poza tym różnie to może być odbierane przez zewnętrzne firmy. Raz, że mało profesjonalne, dwa, że w różnych firmach różny jest odbiór tego typu rozwiązań.
Możemy założyć, że pomiędzy prezesami dwóch firm taka forma byłaby akceptowalna, ale z chwilą przekazania takich dokumentów dalej, mogłoby się spotkać z blokadą u księgowej czy prawnika, którzy i tak wymuszaliby papierową wersję. Sens takiego rozwiązania byłby wtedy znikomy. Połowa dokumentów z podpisem elektronicznym, druga połowa i tak w tradycyjnym papierowym obiegu. W takich przypadkach jedyna opcja oferowana przez Autenti, która nam pozostaje to wewnętrzny obieg i podpisywanie dokumentów. Z tym, że pamiętajmy, iż wiele firm korzysta już z własnych rozwiązań w tym zakresie i do tego instalowanych na własnych serwerach, co jest zrozumiałe pod kątem bezpieczeństwa.
Wydaje mi się, że przed twórcami Autenti stoi nie lada wyzwanie, by pomysł wypalił i aby udało się przekonać do niego większość firm w Polsce. Jedno jest też pewne, twórcy nie mogą tego pozostawiać jedynie w gestii współpracujących już firm, a sami przekonywać i wdrażać ten pomysł w coraz większej liczbie nowych firm. Jeżeli to się uda, z czasem może w końcu pozbędziemy się papierowego obiegu dokumentów i w pełni zaczniemy korzystać z podpisów elektronicznych. Być może właśnie przy użyciu rozwiązania zaproponowanego przez Autenti, które nie wymaga do tego żadnych innych dodatkowych urządzeń, a co było do tej pory chyba główną przeszkodą do upowszechnienia takiego sposobu podpisywania dokumentów.
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
