5

Notejoy – lepszy sposób na pracę z dokumentami w zespołach niż Google Dokumenty

Praca nad różnymi projektami w zespołach wiąże się nierozerwalnie z licznymi dokumentami, rzeczami do zrobienia, planami, które trzeba gdzieś spisać i udostępniać każdemu członkowi zespołu. Często wykorzystuje się do tego Google Dokumenty, który wprawdzie dobrze sobie z tym radzi, a w szczególności wspólną pracą nad nimi, ale gorzej z organizacją tych dokumentów i ich późniejszym wyszukiwaniem.

W redakcji często korzystamy z nich do dzielenia się takimi dokumentami, w których spisujemy różne nasze projekty. Zazwyczaj po stworzeniu takich tekstów generuje się do nich linki i wrzuca na Slacku. Linki ten później giną w natłoku innych wiadomości, a odnalezienie ich na Google Drive trwa wieki. Pół biedy jeśli były udostępnione na adres email, to szukanie można ograniczyć do zakładki z pozycjami nam udostępnionymi, ale jeśli tylko linki, to trzeba się przegrzebać przez wiele pozycji, by znaleźć te właściwe. A jak już znajdziemy, to każdy z tych dokumentów musimy otwierać w osobnych oknach przeglądarki. Ani to produktywne ani wygodne.

Twórcy Notejoy stworzyli aplikację webową oraz osobną dedykowaną na PC, Mac OS i iOS, która wprowadza porządek w udostępnianych w zespołach dokumentach. Pozwala na łatwe ich wyszukiwanie, wspólną pracę nad nimi i łatwe udostępnianie.

Aplikacja przypomina Slacka, więc szybko odnajdą się w niej zespoły, które z niego korzystają. Mamy tu podział na osobistą bibliotekę notatek czy dokumentów, którą możemy podzielić na kilka kategorii oraz bibliotekę współtworzoną przez członków zespołów. Każdą bibliotekę z przyporządkowanymi kategoriami i zawartością z wszystkimi dokumentami możemy za jednym razem udostępnić innym osobom, wpisując ich adres email. Nie trzeba więc za każdym razem prosić o dostęp do plików, tak jak na przykład w Google Dokumenty.

Podczas wspólnej pracy nad poszczególnymi pozycjami widać w czasie rzeczywistym zmiany wprowadzane przez członków zespołu, można przy tym w panelu obok prowadzić dyskusje, wymieniać spostrzeżeniami czy reakcjami.

Dobrze rozwiązano tu wyszukiwanie dokumentów, wystarczy wpisać interesującą nas frazę i wszystkie wyświetlą się na jednej liście z podglądem. Można szybko i wygodnie wybrać oraz przejrzeć poszczególne pozycje w jednym oknie, bez konieczności otwierania każdej z osobna w dodatkowych oknach.

Najlepszą rekomendacją rozwiązań zastosowanych w Notejoy niech będą opinie i recenzje ich użytkowników, którzy od wczesnej fazy rozwoju korzystali z Notejoy w swoich organizacjach. Wielu z nich wcześniej korzystało właśnie z Google Dokumenty czy Evernote, teraz nie wyobrażają sobie powrotu.

Myślę, że przypadnie i Wam do gustu, przynajmniej warto spróbować, zwłaszcza, że w małych zespołach (do 10 osób) możecie z Notejoy korzystać za darmo.

Aplikację można pobrać na Windowsa, Mac OS lub iOS lub korzystać z Notejoy w przeglądarce w aplikacji webowej.