Nie wiem czy to tylko moja przypadłość (może za dużo czas spędziłem z różnego rodzaju outlookami) ale nadal nie radzę sobie z organizacją poczty w Gmailu. Bardzo lubię pocztę od Google za to jak obsługuje przychodzące wiadomości, za to jak sprytnie buduje wątki i za możliwości konfiguracyjne jakie daje.
Do tej pory jednak nie udało mi się w jakiś sprytny sposób wykorzystać tagów. Mój inbox mimo iż teoretycznie uporządkowany (dzięki tagom) nadal przypomina choinkę w burdelu. Wszystko jest kolorowe i teoretycznie dobrze pooznaczane ale nadal tworzy się bałagan, który jest coraz większy i większy.
Rozumiem zbieżność funkcjonalną tagów oraz katalogów – niestety nie potrafię tego jakoś racjonalnie wykorzystać. Główną zaletą katalogów była dla mnie możliwość przesuwania do nich poczty i w ten sposób czyszczenia inboxu. Teraz wprawdzie można to robić przez archiwizację ale nie do końca otrzymuję efekt jaki bym chciał. Nie potrafię na przykład wymyślić odpowiedniej metody na zarządzanie statusami maili (do przeczytania, do zrobienia, trzeba odpowiedzieć, na później itp).
Ponieważ jak już się przyznałem nie radzę sobie z zarządzaniem pocztą (w sposób w jakim bym chciał), Dlatego chciałem was poprosić o opisanie waszych sposobów na organizację wiadomości w poczcie od Google?
Myślę, że z waszych porad będzie można zbudować jakiś fajny poradnik między innymi dla takich mało udolnych użytkowników jak ja :)
Ps. Dla usprawiedliwienia swojej indolencji organizacyjnej chciałbym chociaż część winny zrzucić na permanentny brak czasu jaki mnie dopadł i nie opuszcza od jakichś dwóch lat (ciekawe, że zbiega się to z momentem kiedy mój młodszy synek zaczął chodzić :) )
Witaj, nazywam się Grzegorz Marczak i jestem autorem tego bloga. Piszę tutaj o serwisach społecznościowych, nowych technologiach i nowych trendach w internecie.
Moja filozofia jest prosta: włączyłem ficzer z labsa dodający więcej oznaczeń (gwiazdka, wykrzyknik, znak zapytania i inne) i nim oznaczam co z czym zrobić. Jeżeli już coś skończę maila archiwizuję utrzymując porządek w inboxie i za razem mając tagi i oznaczenia do ewentualnego wyszukiwania wcześniejszych maili.
Co do szukania nagminnie dodaję -is:chat bo blip potrafi nieźle zaśmiecić wyniki ;).
Też mam burdel ale mniejszy. Taguję pocztę źródłami. Czyli mejl od Kasi jest w Kasi, a mejl z banku jest w banku. Gorzej z szukaniem kokretnego mejla, w wątkach z odpowiedziami cieżko wyłapać ten konkretny.
Ja korzystam z tej koncepcji:
http://www.43folders.com/izero
Spisuje się ona bardzo dobrze :)
Cwaniak ;)
Cóż, mój podstawowy sposób to kasowanie. Mimo, że wysyłam i odbieram ogromne ilości poczty, staram się jej nie magazynować. Pomagają mi w tym reader, kalendarz, remember the milk i synchronizacja zakładek między domem a pracą. Np. wolę sobie dodać gwiazdkę w readerze czy zakładkę w FF, niż mieć gwiazdkę przy mailu z linkiem. Podobnie ze sprawami do załatwienia. To od razu pozwala wywalić lub zarchiwizować część poczty.
Mam dwa główne źródła maili – jedno, to tradycyjna grupa mailowa na Google Groups, drugie to z kolei grupa kilkunastu osób bazująca na zasadzie “odpowiadania wszystkim”. Szczególnie dla tej drugiej Gmail z forumowym wątkowaniem jest po prostu wymarzony.
Na obie mam utworzone tagi i filtry – tak, by wszystko co trzeba trafiało tam z automatu. Do tego mam jeszcze label “podręczne”, gdzie mam wrzucone wątki, które są ciągle w obiegu. Po przeczytaniu nowych rzeczy archiwizuję je, ale wciąż mam pod ręką.
Kilka innych tagów przypisanych np. do osób czy tak “zakupy” do sklepów internetowych (zwykle wrzucam do nich rzeczy ręcznie – aż taki nie jestem żeby na wszystko filtry porobić), tag “praca” (choć staram się nie mieszać poczty służbowej z firmową, to czasem coś tam się jednak trafia) – to działa właściwie na zasadzie folderów i staram się tam trzymać rzeczy do załatwienia. I też potem kasować.
Mam jeszcze tag na wszystkie maile z rejestracji w serwisach i inne “no replay”, które mogą się kiedyś przydać, oraz tag “archiwum”, gdzie gromadzę te wątki, które przekroczyły 100 maili i się rozparcelowały, a z jakiś powodów są jednak warte zachowania.
W efekcie tagi działają u mnie raczej na zasadzie folderów – zwykle są kategoriami rozłącznymi. Ale nie zamieniłbym już tego systemu na tradycyjne foldery – archiwizowanie i możliwość wyciągnięcia czegoś do inboxu wydają mi się nawet bardziej intuicyjne.
Do tego jeszcze label z wysłanymi przeze mnie mailami czekającymi na odpowiedź i właściwie w inboxie mam tylko to, co czeka na przeczytanie lub co jest do załatwienia pilnie. A ogarnięciu tego pomagają mi kolorowe gwiazdki, ale tego systemu to już nie jestem w stanie odtworzyć. Ważne, że się w nim jeszcze nie zgubiłem ;) Duży wybór kolorów pozwala je używać na zasadzie hierarchii ważności w każdym razie.
W każdym razie z boku patrząc na mój folder All mail – też panuje tam kolorowy pierdolnik ;)
A tak, wnerwia mnie, że “chat” nie jest usuwalnym labelem, tylko przypisanym na stałe.
Zajrzyj może na lifehacker.com tam swego czasu wiele się pojawiało poradników do Gmaila
Grzegorz,
O ile jezyk samych postow jeszcze mozna czytac, pomimo duzej ilosci bledow, to jednak sa to bledy stylistyczne tudziez jezykowe. Rodzaj jezyka uzyty w tytule mi sie juz nie podoba (i nie chodzi tu o fakt pisania codziennie min. 1 posta na temat Google).
Co do GMaila:
- jak pisze Seban – lifehacker
- kilka pluginow od Google Labs, ale nie za duzo, niektore sa zupelnie zbedne
- archwizacja, bez zaznaczania ‘przeczytane’, bo to strata czasu
- poczytaj o Inbox Zero
- skroty klawiaturowe
A jesli chodzi o labele, to zrob kolorowe tylko te, z ktorych najczesciej korzystasz – reszte zostaw bez koloru i przy ustawieniach filtrow czesto dawaj opcje ‘Archive it’ – pomaga (wowczas niektore grupy maili bedziesz mogl spokojnie przegladac raz na pare dni).
“Nie potrafię na przykład wymyślić odpowiedniej metody na zarządzanie statusami maili (do przeczytania, do zrobienia, trzeba odpowiedzieć, na później itp).” – tu polecam ksiazke ‘Zarzadzanie czasem dla administratorow systemow.’. Rozwiazuje ten i wiele, wiele innych problemow zwiazanych z nieefektywna praca.
‘do zrobienia’ – sprawdz http://www.rememberthemilk.com/ i ich rozszerzenie do GMaila
To tyle – w skrocie, bo to temat rzeka.
@Antoni – dzięki za teorię , z RTM korzystam, tak jak i z innych wymienionych narzędzi a lifehacekra też czytam. Jednak między teorią a praktyką jest znaczna różnica.
Za bardzo nie rozumiem problemu. Nadawaj każdemu mailowi tylko i wyłącznie 1 tag i archiwizuj i będzie wtedy dokładnie tak samo jak w outlooku. Wyświetlasz maile o danym tagu, to tak jakbyś wyświetlał z 1 folderu. Chcesz przenieść do innego folderu? Wywalasz jeden tag i nadajesz inny. Ja wiem, że to wszystko dobrze wiesz,. nie chcę Cię przecież tego uczyć :) Tylko chodzi mi o to, że czasem właśnie zbyt wiele opcji paradoksalnie powoduje większy bałagan. Na początku też nawet tak mi się wydawało, ale odkąd zacząłem bardziej zagłębiać się w opcje gmaila (labele, filtry, ficzery z labsa), to nie wyobrażam sobie prostszej i bardziej zorganizowanej poczty. Oczywiście zawsze można coś poprawić i tak się zresztą z gmailem ciągle dzieje.
Generalnie najważniejsze tagi to “TODO me” oraz “TODO work”, które archiwizuję na bieżąco, ale priorytet ustalam poprzez oznaczenie konkretnych maili jako przeczytane/nieprzeczytane. Reszta maili o ile nie ląduje w mniej znaczących “folderach” jest rygorystycznie albo kasowana, albo archiwizowana, albo zostawiam i robi się i tak i tak burdel jak u wszystkich…
pozdrawiam.
@Grzegorz – OK, dlatego podalem tytul tej ksiazki – tam jest podane wszystko od strony praktycznej, czyli administratora, ktory ma mase maili dziennie w skrzynce. Nie przytocze fragmentu, bo nie mam pod reka, ale ksiazka jest naprawde warta przeczytania (bynajmniej nie tylko dla adminow).
Do tego Inbox Zero, np. film na ten temat na Google Video (prezentacja robiona przez praktykow) i sprawa zalatwiona.
Mam wrazenie, ze niektorzy nadmiernie uzywaja niektorych rzeczy, wlasnie labeli albo oznaczen zamiast gwiazdek. Te drugie sa odpowiedzia na zapotrzebowanie uzytkownikow, co nie znaczy, ze uzytkownicy maja racje. Innym przykladem na przerost formy nad trescia sa rozszerzenia do FF proponowane przez lifehackera – wiekszosc ich funkcji jest zbedna, a te, ktore sie naprawde przydaja sa ostatnio wprowadzane jako Gmail Labs.
A np. tag dla maili z informacjami o rejestracjach uwazam za zupelnie zbedny – takie rzeczy raczej rzadko sie przydaja, a wyszukiwarka jest naprawde potezna i wszystko mozna bez problemu znalezc.
Aha i przydaje sie jeszcze nazywanie tagow tak, zeby potem w programie pocztowym czy przy uzyciu rozszerzenia pogrupowac je – czyli np. Praca/Projekt1, Praca/Projekt2, itp.
ja sobie z tym nie radzę. kiedys przez tydzien próbowałem inbox zero (archiwizacja wszystkiego) ale długo nie wytrzymałem. teraz mam dwa tagi główne @reply (zeby pamietac zeby odpisac) i @todo (żeby pamiętać zeby zrobić) a @ żeby były u góry.
poza tym staram sie nadawać sensowne tytuły mailom żeby móc je potem znaleźć ale z tym różnie bywa
Ludzie kochani…nie macie większych problemów ? :)
tagi:
praca
firmaJakaśtam (te od których mam zlecenia)
firmaInna
klient1 (ten który firmie coś zlecił
klient2
klient3
layout
dane (dostępowe)
spec(yfikacja)
allegro (i e-sklepy)
pierdoły
ważne
uczelnia
todo
maile od kogoś lub ze słowem kluczowym – wyszukiwarka
pilność i charakter (pali się, zrobione, na kiedyś, informacja itp) – do tego służą gwiazdki z labsów
i to generalnie wystarcza do szybkiego korzystania z poczty.
brakuje mi tylko opcji wyłączenia conversation mode, bo szukam czasem hasła w #dane i mam 3-4 listy do przejrzenia zamiast tylko jednego.
Polecę 2 dodatki do firefoxa. Pierwszy xoopit.com – szczególnie dla wzrokowców i osób którzy toną w załącznikach. (mam kilka zaproszeń)
Drugi to GTDinbox (http://gtdinbox.com) do organizacji zadań i stworzenia czegoś na kształt folderów dzielących etykiety.
Ja rozróżniam grupę maili, które są powiadomieniami z różnych serwisów. Szkoda mi je trzymać gdyż mocno zaśmiecają skrzynkę. W tym celu korzystam z filtru, który bliżej opisałem u siebie na stronie.
http://ignaczewski.net/2007/11/27/automatyczna-segregacja-poczty/
No tak ale ja mam dużo poczty od nieznajomych – gdyby chociaż 50% nadawców była mi znajoma to jeszcze jakoś bym to mógł uporządkować.
praktycznie nie używam tagów i żyję.
jak nie mogę na coś odpowiedzieć, to gwiazdkuję, codziennie lub co dwa dni robię przegląd gwiazdkowanych i odpowiadam (lub wywalam gwiazdki)
Polecam “inbox zero”, o ktorej juz wspomnial wyzej Kuba – aczkolwiek nie chodzi o “archiwizacje” wszystkiego (tu jest prezentacja http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925&ei=bJjYSOTeMIKY2gKE0p3DAg&q=inbox+zero )
W inbox masz tylko te maile, ktore wymagaja akcji (btw. Kuba stosuje dokladnie to samo z @reply i @todo :). Reszta jest w All Mail (tzn te, ktore nie usunales od razu po przeczytaniu, bo wiedziales ze nigdy do nich nie wrocisz:). To pomaga w radzeniu sobie z “natlokiem” maili.
Nie wiem jak czesto zagladasz do maili “historycznych”. Jezeli rzadko to wyszukiwarka powinna wystarczyc, zeby szybko znalezc “tego” maila.
Jezeli czesto, to przed archwizacja mozesz dodac kilka tagow do maila, ktore _teoretycznie_ pozniej pomoga Ci go odnalezc.
Z doswiadczenia wiem jednak, ze jak przedtem mialem ze 150 roznych tagow, ktore ladnie mi wszystko ukladaly, tak po przejsciu na inbox zero, nie dosc ze szybciej “przetwarzam” maile, to mam tych maili ich mniej (zostaly te, ktore maja jakies znaczenie), a co za tym idzie latwiej je znalezc (i sie zorganizowac bez koniecznosci tagow:).
Aha, czasem jeszcze uzywam gwiazdki, ale bardzo rzadko – dla maili jak np. rezerwacja biletu na samolot (po “terminie” gwiazdke usuwam i archiwizuje). Innych udogodnien (a probowalem kiedys wszystkie zabawki z lifehacker) po prostu nie potrzebuje.
Nie sprzątam. Nie czuję potrzeby. To źle?
Jak nazywają się plugin gwiazdek z google labs? Jak ustawiać kolory etykiet? Jak piszecie o tagach to rozumiem że macie na mysli etykiety?
Ja od roku nie moge odzyskac hasla do Gmail. Mecze sie od czasu do czasu na rozne sposoby ale nic z tego nie wchodzi. Straszne są wyrazy ktore trzeba wpisac w ramce, nie do rozczytania
Hm…chciałbym dodać,że w burdelu tkwić może piękno ;) … Pozdrawiam …
Czy RM ma wersję na mini mozille albo aplikacje na symbiana?
sli – ani na mini ani na symbiana nie ma
Polecam taki skrypcik: http://arend-von-reinersdorff.com/folders4gmail/
Można fajnie sobie te reguły w nadreguły zebrać. Mnie to trochę pomogło w wyzbieraniu się z bałaganu;)
[...] pisałem o tym, że mój Gmail i jego zawartość nie należą do najbardziej uporządkowanych grup [...]